Kassasysteem zonder dure hardware: afrekenen met de tablet die je al hebt
Een modern kassasysteem is software, geen kassalade. Reken af via QR en iDEAL, stuur de bon automatisch per e-mail, zie omzet per medewerker en koppel je kassa direct aan je agenda en reserveringen. €55 per maand, zonder pinterminalcontract.
Laatst bijgewerkt op 28 juli 2026 · geschreven door het easy-booking productteam
Wat kost een kassasysteem en heb ik hardware nodig?
Een kassasysteem bestaat tegenwoordig uit software plus een betaalmethode. De software kost in Nederland meestal €25 tot €90 per maand per kassa; hardware is optioneel. Werk je met QR- en iDEAL-betalingen, dan heb je geen pinterminal en geen kassalade nodig en volstaat een tablet of telefoon die je al hebt. Bij easy-booking zit de kassa in het Pro-pakket van €55 per maand, inclusief onbeperkt aantal kassaschermen, digitale bonnen en omzetrapportages per medewerker.
In het kort
- Kassasoftware en betaalapparatuur zijn twee losse keuzes — koppel ze niet onnodig aan één contract.
- QR-betalen met iDEAL is voor veel zaken goedkoper en sneller dan een pinterminal met maandhuur.
- Een kassa die niet aan je agenda of voorraad hangt, levert dubbele administratie op.
- Digitale bonnen per e-mail zijn goedkoper, netter en makkelijker terug te vinden dan bonrollen.
- Let bij vergelijken op kosten per extra kassascherm: dat is de grootste verborgen post.
Een kassasysteem kopen voelt nog vaak als een hardwarebeslissing: een zuil, een lade, een bonprinter en een meerjarig contract voor een pinterminal. Terwijl de kassa zelf allang software is geworden die op elk scherm draait, en betalen steeds vaker via de telefoon van de klant gaat.
Dat verschil is financieel groot. Waar een traditionele opstelling al snel €1.500 aan hardware plus €40 tot €60 per maand aan terminalhuur kost, start een softwarematige kassa met QR-betalingen op een tablet die in de meeste zaken al ligt.
In deze gids lees je waar een kassasysteem in 2026 aan moet voldoen, welke betaalmethode bij welk type zaak past, wat de wettelijke eisen rond bonnen en administratie zijn, en hoe je de kassa koppelt aan je agenda, reserveringen en voorraad zodat je maar één keer iets invoert.
Waarom kiezen voor easy-booking?
Werkt op elk scherm
Tablet, telefoon of laptop — je installeert niets, je opent een pagina en rekent af. Extra schermen kosten niets extra.
QR-betaling met iDEAL
De klant scant, betaalt met zijn eigen bankapp en de betaling staat direct gekoppeld aan de bon. Geen terminalhuur, geen contract.
Eén administratie
Afspraken, reserveringen, productverkoop en betalingen komen samen in één omzetoverzicht per dag, medewerker en betaalmethode.
De echte kracht zit in je backend
Je klant ziet een strakke boekingspagina. Jij krijgt een compleet bedrijfssysteem: agenda, kassa, klantendatabase en omzet — één inlog, alles realtime met elkaar verbonden.
Log in op je telefoon
Open easy-booking in je browser — geen app-store, geen installatie. Je bent binnen in 5 seconden.
Koppel met een 6-cijferige code
Zet een tablet of extern scherm aan, typ de koppelcode over vanaf je telefoon en het scherm is gekoppeld. Camera scannen kan ook via QR.
Alles loopt direct samen
Boeking, kassabon en omzet updaten op elk gekoppeld apparaat tegelijk. Geen synchronisatieknop, geen dubbele invoer.
Agenda die met je meedenkt
Meerdere medewerkers, buffers per dienst, blokkades en 2-weg Google Agenda-sync. Dubbelboekingen zijn technisch onmogelijk.
Mobiele kassa in je zak
Reken af op je telefoon of tablet: iDEAL-QR, contant of later. De bon gaat automatisch als PDF naar de klant.
Omzet per medewerker, live
Afspraken én kassaverkoop in één omzetoverzicht. Zie bezetting, no-show-ratio en topdiensten zonder Excel.
Klantendatabase met historie
Elke klant met notities, foto's, intake-antwoorden en volledige afspraakhistorie. Ook voor je collega's zichtbaar.
Automatiseringen die dag en nacht doorlopen
Bevestiging, herinnering 24u vooraf, reviewverzoek na afloop en wachtlijst-triggers. Ingesteld in één keer.
Rechten per teamlid
Nodig je team uit met een link en bepaal wie omzet, klantgegevens of instellingen mag zien.
Wat een kassasysteem in 2026 minimaal moet kunnen
De basis is snel afrekenen zonder fouten. Daarboven bepaalt vooral de koppeling met de rest van je bedrijf hoeveel tijd je wint. Een kassa die los staat van je agenda, je voorraad en je boekhouding levert alleen maar overtypwerk op.
- Snel afrekenen met producten, diensten, kortingen en meerdere btw-tarieven
- Betalen via QR/iDEAL, pin, contant of op rekening — in dezelfde bon
- Digitale bon per e-mail en optioneel een geprinte bon
- Splitsen van rekeningen en deelbetalingen
- Omzet per dag, per medewerker, per product en per betaalmethode
- Koppeling met agenda en reserveringen, zodat je niets dubbel invoert
- Voorraadbeheer met automatische afboeking bij verkoop
- Meerdere kassaschermen zonder extra licentiekosten
- Dagafsluiting en export voor je boekhouder
Rechten per medewerker
Niet iedereen hoeft omzetcijfers of kortingen te kunnen geven. Werk met een persoonlijke pincode per medewerker en rollen met beperkte rechten.
Offline doorwerken
Valt het internet weg, dan moet je kunnen blijven aanslaan en later synchroniseren. Vraag hier expliciet naar bij elke leverancier.
QR-betalen versus een pinterminal: wat is voordeliger?
Een pinterminal kost meestal maandhuur plus een tarief per transactie, en zit vaak vast aan een contract van drie tot vijf jaar. QR-betalen met iDEAL kent geen huur: de klant scant een code op het scherm en betaalt met zijn eigen bankapp, waarna de betaling automatisch aan de bon wordt gekoppeld.
Voor zaken met relatief weinig maar grotere transacties — praktijken, salons, verhuur, workshops — is QR bijna altijd goedkoper. Voor zaken met heel veel kleine transacties op piekmomenten blijft een pinterminal handig, simpelweg vanwege snelheid aan de balie.
Het goede nieuws is dat je niet hoeft te kiezen: je kunt QR en pin naast elkaar gebruiken en per transactie bepalen wat het handigst is. Beide komen in dezelfde omzetrapportage terecht.
- Geen maandhuur en geen meerjarig contract bij QR-betalen
- Betaling direct gekoppeld aan de juiste bon, dus geen kasverschillen
- Klant hoeft geen pas mee te nemen, alleen zijn telefoon
- Pin blijft mogelijk voor wie snelheid aan de balie nodig heeft
- Alle betaalmethodes samen in één dagafsluiting
Bonnen, btw en administratie: wat is verplicht?
In Nederland moet je je administratie zeven jaar bewaren en moet je omzet per btw-tarief herleidbaar zijn. Een digitale kassa met een sluitende dagafsluiting en exportfunctie voldoet daaraan; een schrift met streepjes niet.
Een bon meegeven is niet in alle gevallen verplicht, maar wél bij zakelijke klanten die de kosten willen aftrekken. Een digitale bon per e-mail is daarvoor volwaardig en vaak praktischer: hij raakt niet kwijt en is later terug te zoeken op naam of bedrag.
Werk je met verschillende tarieven — bijvoorbeeld 9 procent op producten en 21 procent op diensten — dan stel je dat per artikel in, zodat je btw-aangifte zonder rekenwerk uit het systeem rolt.
Dit is algemene informatie en geen fiscaal advies; overleg bij twijfel met je boekhouder over jouw specifieke situatie.
De kassa koppelen aan agenda, reserveringen en voorraad
De meeste tijdwinst zit niet in het afrekenen zelf, maar in wat je daardoor níét meer hoeft te doen. Als je kassa weet welke afspraak of reservering er bij een klant hoort, staat het bedrag al klaar en hoef je alleen nog de betaalmethode te kiezen.
Verkoop je ook producten, dan boekt de kassa die automatisch af van je voorraad. Bij een minimumaantal krijg je een seintje, zodat je nooit misgrijpt op je best verkopende artikel.
En omdat alles in één systeem zit, is je omzetoverzicht per dag altijd compleet: behandelingen, reserveringen, productverkoop en eventuele bezorgkosten bij elkaar, uitgesplitst per medewerker en per betaalmethode.
Kassasysteem kiezen: vijf vragen die de knoop doorhakken
Kassaleveranciers verkopen graag pakketten. Deze vijf vragen maken snel duidelijk wat je werkelijk betaalt en of het systeem bij je past.
- Wat kost een tweede en derde kassascherm per maand?
- Zit ik vast aan een betaalprovider of mag ik mijn eigen account koppelen?
- Kan ik zonder pinterminal starten en later alsnog uitbreiden?
- Hangt de kassa aan mijn agenda, reserveringen en voorraad?
- Kan ik maandelijks opzeggen en mijn omzetdata exporteren?
Voor wie is dit gemaakt?
Salons en praktijken
Behandeling en productverkoop in één bon, met omzet per medewerker en de klanthistorie erbij.
Recreatie en verhuur
Consumpties en extra materiaal bijboeken op een lopende reservering en in één keer afrekenen.
Winkels en ateliers
Productverkoop met voorraadafboeking, meerdere btw-tarieven en digitale bonnen.
Horeca
Voor restaurants en cafés is er Easy Horeca: kassa, bestellen aan tafel, keukenbonnen en één rekening per tafel.
In 6 stappen live met je kassa
- 1
Start de gratis proefperiode
Veertien dagen, zonder creditcard en zonder hardware-aanschaf.
- 2
Voer je producten en diensten in
Naam, prijs, btw-tarief en eventueel voorraad; importeren vanuit Excel kan ook.
- 3
Koppel je betaalaccount
Eigen Stripe of Mollie voor QR- en iDEAL-betalingen rechtstreeks op je rekening.
- 4
Richt medewerkers en rechten in
Persoonlijke pincode per medewerker en bepaal wie kortingen mag geven of cijfers mag zien.
- 5
Test een dag met echte transacties
Reken een dag lang mee en controleer je dagafsluiting aan het eind.
- 6
Zet je oude kassa uit
Exporteer je oude data, bewaar die en werk verder in één systeem.
Checklist bij het kiezen van een kassasysteem
- Kan ik starten zonder hardware te kopen?
- Kosten extra kassaschermen geld?
- Kan ik QR/iDEAL én pin gebruiken?
- Mag ik mijn eigen betaalprovider koppelen?
- Worden bonnen digitaal verstuurd?
- Kan ik rekeningen splitsen?
- Zie ik omzet per medewerker en per product?
- Wordt voorraad automatisch afgeboekt?
- Hangt de kassa aan mijn agenda en reserveringen?
- Kan ik exporteren voor mijn boekhouder?
Softwarekassa versus traditionele kassa-opstelling
Wat kost het?
Twee pakketten, alle functies inbegrepen. Geen kosten per medewerker, geen setup-fee, geen jaarcontract.
Starter
- Onbeperkt online boekingen
- Onbeperkt medewerkers en diensten
- Automatische e-mail- en sms-herinneringen
- iDEAL-betalingen en aanbetalingen
- Google Agenda-sync en eigen boekingslink
- Reviews, wachtlijst en terugkerende afspraken
Pro / POS
- Alles uit Starter
- Volwaardig kassasysteem (POS) met QR-betaling
- Productverkoop en voorraad
- Bon en factuur automatisch per e-mail (PDF)
- Omzet per medewerker en per dienst
- Uitgebreide rapportages en export
Begrippenlijst
- POS
- Point of Sale: het punt waar de verkoop plaatsvindt, oftewel het kassasysteem.
- QR-betaling
- Betaling waarbij de klant een code scant en met zijn eigen bankapp via iDEAL betaalt.
- Dagafsluiting
- Overzicht aan het eind van de dag met omzet per betaalmethode, btw-tarief en medewerker.
- Kasverschil
- Verschil tussen de verwachte en werkelijke kasinhoud, meestal veroorzaakt door handmatige fouten.
- Splitsen
- Een rekening verdelen over meerdere personen of betaalmethodes.
Veelgestelde vragen over een kassasysteem
Heb ik speciale kassahardware nodig?
Nee. Het kassasysteem draait in de browser op een tablet, telefoon of laptop. Een bonprinter, lade of pinterminal kun je aansluiten als je die wilt, maar het is geen voorwaarde om te starten.
Wat kost een kassasysteem per maand?
In Nederland doorgaans €25 tot €90 per maand per kassa. Bij easy-booking zit de kassa in het Pro-pakket van €55 per maand, inclusief agenda, reserveringen, onbeperkte kassaschermen en rapportages.
Kan ik contant blijven aannemen?
Ja. Contant, pin, QR/iDEAL en op rekening zijn allemaal mogelijk, ook door elkaar binnen één bon. Alles komt terug in dezelfde dagafsluiting.
Krijgt de klant een bon?
Ja, digitaal per e-mail als pdf. Wil je papier, dan koppel je een bonprinter. Zakelijke klanten kun je direct een factuur sturen.
Kan ik zien wie hoeveel omzet draait?
Ja. Elke medewerker rekent af met een persoonlijke pincode, waardoor je omzet per medewerker, per product en per periode kunt uitlezen.
Werkt het ook als het internet uitvalt?
Je kunt blijven aanslaan; zodra de verbinding terug is, wordt alles gesynchroniseerd. Online betalingen vragen uiteraard wel verbinding.
Is dit ook geschikt voor horeca?
Voor restaurants en cafés adviseren we Easy Horeca: dat pakket voegt tafelplattegrond, bestellen aan tafel, keuken- en barbonnen en één rekening per tafel toe.
Een kassasysteem hoeft in 2026 geen investering in hardware en contracten meer te zijn. De belangrijkste vraag is niet welke zuil op je balie past, maar of je kassa weet wat er in je agenda staat en of je per extra scherm moet bijbetalen.
Probeer het veertien dagen op de tablet die je al hebt, reken een dag echt mee en vergelijk daarna pas je dagafsluiting met je huidige systeem.