Horeca reserveringssysteem vergelijken: couvertkosten, tafelbezetting en de keten erna

Stap 1 — Bereken je echte jaarlast

Zet drie getallen op papier: je gemiddelde aantal couverts per maand, de prijs per couvert of het abonnement, en eventuele extra's zoals sms-kosten of betaalmodules. Vermenigvuldig dat met twaalf en je hebt een vergelijkbaar getal.

Doe die som daarna nog een keer met twintig procent meer gasten. Bij een couvertmodel stijgt je rekening evenredig, terwijl een vast abonnement gelijk blijft. Precies die groei is wat je met een reserveringssysteem wilde bereiken.

• Kosten per couvert of per gast, inclusief no-shows
• Kosten per extra locatie of per extra gebruiker
• Kosten voor sms-herinneringen
• Transactiekosten bij aanbetalingen
• Setup-fee en migratiekosten

Stap 2 — Beoordeel de capaciteitslogica

Dit is het onderdeel dat in demo's zelden aan bod komt en in de praktijk je omzet bepaalt. Vraag door tot je precies weet hoe het systeem tafels toewijst.

Kan het tafels combineren voor een gezelschap van zes? Kiest het automatisch de kleinst passende tafel? Kun je tafelduur per shift en per groepsgrootte instellen? Kun je een tweede shift verkopen op dezelfde tafel? Kun je binnen en buiten apart beheren?

Een systeem dat alleen tijdsloten kent en geen tafels, is in feite een afsprakenagenda met een horecajasje. Dat werkt tot je zaal half vol zit en je toch nee moet verkopen.

Stap 3 — Kijk naar wat er ná de reservering gebeurt

De meeste horeca-reserveringssystemen leveren precies één ding: een naam op een tafel. Alles daarna — opnemen, doorgeven aan de keuken, bijbestellingen, splitsen, afrekenen — gebeurt in andere systemen of op papier.

Elke overdracht tussen systemen kost tijd en levert fouten op. Een gast die om kwart over acht nog twee wijnen bestelt bij een andere loper, moet aan het eind van de avond wél op dezelfde rekening staan.

In Easy Horeca hangt de hele avond aan dezelfde tafel: reservering, rondes, QR-bestellingen van de gast zelf, bonnen per station en één openstaande rekening die de gast met iDEAL kan betalen. Aan het eind zie je omzet per tafel, per loper en per productgroep.

Stap 4 — Controleer wie eigenaar is van je gasten

Gastgegevens zijn het enige onderdeel van je reserveringssysteem dat je nooit terugkrijgt als je vertrekt. Vraag daarom expliciet of je e-mailadressen echt zijn, of ze exporteerbaar zijn en of het systeem je gasten ook voor andere zaken benadert.

Met een eigen gastenbestand kun je twee keer per jaar iets sturen dat direct reserveringen oplevert: een feestdagenmenu en een seizoenswissel. Dat is de goedkoopste marketing die er in de horeca bestaat.

Stap 5 — Test op je drukste avond

Vraag geen demo maar een proefperiode, en zet het systeem in op een echte zaterdag. Let op vier momenten: het aannemen van een grote groep, een walk-in tijdens de piek, een gast die wil verzetten en de afrekening van een tafel die drie keer heeft bijbesteld.

Werkt het op die vier momenten soepel, dan werkt het de rest van de week vanzelf. Loopt het daar vast, dan gaat geen enkele functielijst dat goedmaken.